Netwerkevenementen: wat zijn de valkuilen?

Hoe krijg je de juiste mensen op je evenement en welke fouten maak je maar beter niet? Channel marketeer en specialist Peter Muller kent alle fouten en valkuilen, van inhoud tot planning en van uitnodigingstraject tot uitvoer en evaluatie.

Peter Muller werkte bij verschillende bedrijven als channel marketeer, onder andere bij Canon, Unilever en Sealed Air/Diversey Care. Cruciaal is volgens hem dat klanten, partners en andere mensen die je als IT-bedrijf op een evenement wil hebben, het gebeuren relevant of uniek genoeg vinden om te komen. “Vergeet niet: tijd is schaars, zeker voor de mensen die jij belangrijk vindt. En juist die mensen worden ook door tien andere bedrijven benaderd voor een feestje. Zij komen daarom niet naar een evenement waar dingen worden verteld die ze al weten. Of waar een spreker is aangekondigd die ze al vijf keer eerder hebben gezien. Een gespecialiseerd bureau kan hierbij helpen, ook als het gaat om de inhoud. Een bureau als ATPI Corporate Events weet wat er speelt in de markt en wat de behoeftes zijn van een specifiek publiek.”

Organiseer bovendien geen feestje op de dag dat ook een concullega dat doet, waarschuwt Muller. “Geloof het of niet, maar ik heb meegemaakt dat een een-op-een concurrent op dezelfde middag iets vergelijkbaars deed als wij. Kijk ook goed naar het tijdstip; overdag zijn partners met hun business bezig, dus een evenement mag niet de hele dag duren. Begin bijvoorbeeld pas na twaalven met een lunch en sluit om vier uur af met een borrel.”

Uitnodigingen

Maar ook in het uitnodigingstraject gaat het soms mis. “Het moment waarop de uitnodigingen de deur uitgaan, mag niet te dicht op het evenement zitten want dan ben je te laat. Bovendien moet je reacties altijd najagen. Dat lijkt makkelijker dan het is. Je moet goed overzicht houden over de mensen die deelname hebben toegezegd, mensen die nog twijfelen en afzeggers. En natuurlijk de mensen die überhaupt nog niet hebben gereageerd. Ook hier kan een extern bureau helpen, met een duidelijke afstemming met de interne sales organisatie.”

Het belang van goed eten

Bij de uitvoer is het volgens Muller oh-zo-belangrijk dat een bureau alle praktische zaken uit handen neemt. “Als channel marketeer wil je bezig zijn met de inhoud en de partnering met je klanten. Het is niet alleen prettig, maar ook pure noodzaak dat dingen als de catering en voldoende parkeergelegenheid niet jouw zorg zijn. Als het eten niet lekker was op een evenement, is dat het eerste dat mensen erover kwijt willen. En pas op dat niet driehonderd man in de rij staan bij één buffettafel, dat mensen een veldslag moeten leveren om aan eten te komen.”

Lees ook van Peter Muller over het organiseren van een succesvol evenement  en de ingrediënten voor een succesvol incentivetraject