Case: Huldiging medaillewinnaars Olympische- en Paralympische Spelen

“Eervolle huldigingen met een gouden randje. Van spectaculaire optredens van upcoming DJ’s tot plechtige speeches en creatief vervoer. ATPI Corporate Events organiseert na afloop van elke Olympische- en Paralympische Spelen de officiële huldigingen van de medaillewinnaars.”

Vraag vanuit de klant

Na elke Olympische- en Paralympische Spelen organiseert het NOC*NSF in samenwerking met het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport een officiële huldiging voor alle medaillewinnaars. Medaillewinnaars en hun coaches en
genodigden wordt een vastomlijnd programma geboden met als hoogtepunt de officiële huldiging door de overheid. ATPI werd benaderd om de organisatie van het programma op zich te nemen. Met als belangrijkste uitgangspunt: een vlot programma zonder af te wijken van de vaste patronen.

Oplossing vanuit ATPI

ATPI organiseert al ruim tien jaar de officiële huldigingen van zowel de Olympische- als de Paralympische Spelen.

Olympische Spelen

Traditiegetrouw worden de medaillewinnaars gehuldigd in de Ridderzaal op het Binnenhof in Den Haag. De bijeenkomst start met een informele lunch voor alle genodigden, waarna de medaillewinnaars worden uitgenodigd voor een besloten voorontvangst met de Minister President in het Torentje. Van daaruit worden zij – in volgorde van gewonnen medailles – feestelijk onthaald in de Ridderzaal voor een officieel programma met speeches van de Minister President, de voorzitter van NOC*NSF, de Minister van Sport en de Chef de Mission.

Voor de gevierde sporters is de huldiging veelal de laatste officiële bijeenkomst – naast het Welkom Thuis en een eventuele huldiging in de eigen gemeente – na jaren van training en weken in het Olympische Dorp. Het is aan ATPI het officiële programma zo aantrekkelijk mogelijk te maken. Dit gebeurt onder andere door de inzet van een energieke presentator – de afgelopen jaren in de persoon van Humberto Tan – die de officiële speeches op een aansprekende manier aan elkaar praat.

De inzet van muzikale intermezzo’s en knallende afsluiters is tevens een onderdeel waarmee ATPI het vaste en eervolle programma een extra impuls geeft. Tijdens de huldiging van de Spelen in 2012 (Londen), geheel in lijn met het thema ‘Jeugd
heeft de Toekomst’ wist ATPI DJ Erik Arbores -destijds een upcoming DJ van slechts 16 jaar oud – bereid te vinden om live tijdens de huldiging te draaien. De opzwepende en op maat geproduceerde track – met de toepasselijke titel “Gold”- werd
ondersteund door een videoclip met bijzondere fragmenten van de medaillewinnaars.

Dit zorgde voor een spetterende afsluiting van het programma in de Ridderzaal. Deze knallende, muzikale afsluiting met op maat geproduceerde en/of geschreven tracks is voortgezet tijdens de huldigingen in 2014 en 2016. In 2016, toen NOC*NSF een belangrijke focus legde op het laden van het merk #TeamNL, werd artiest Nielson benaderd. Nielson schreef de speciale
motivatiesong “Hoogste Versnelling” waarmee al tijdens de teampresentatie, voorafgaand aan de Spelen, werd afgetrapt. Tijdens de huldiging werd dit nummer opnieuw live opgevoerd met een aangepaste tekst.

Paralympische Spelen

Een specifieke wens vanuit de opdrachtgever is dat de huldiging van de Paralympische medaillewinnaars vergelijkbaar moet zijn met de huldiging na de Olympische Spelen. Het programma van de huldiging is dan ook nagenoeg gelijk. ATPI vond in de Grote Kerk van Den Haag een rolstoelvriendelijke locatie die qua uitstraling niet onderdoet voor de Ridderzaal. Ook tijdens de huldigingen van de Paralympiërs zorgt ATPI voor bekende presentatoren,zoals Humberto Tan en Toine van Peperstraten. Daarnaast is ATPI ook hier verantwoordelijk voor muzikale intermezzo’s van onder andere Niels Geuzebroek (2014) en Krystl (2016).

Creatieve verplaatsing

Na de officiële huldiging in de Ridderzaal of de Grote Kerk, is een bezoek aan het Koninklijk Huis doorgaans een onderdeel van het programma.

Aan ATPI werd voorafgaand aan de huldiging in 2016 gevraagd om een ‘creatieve verplaatsing’ te verzorgen tussen de Ridderzaal en Paleis Noordeinde. Voorheen werd iedereen, begeleid door de marechaussee, met touringcars vervoerd. Nu lag er een verzoek om meer spektakel. ATPI stond voor de uitdaging om een verplaatsing passend te krijgen, veilig en vlot – te laat komen bij de Koning is geen optie – waarbij tevens rekening moest worden gehouden met de manier waarop dit in beeld gebracht kon worden door de nationale televisie.

ATPI kwam met de oplossing om de Olympiërs per fiets te vervoeren. Een route dwars door de binnenstad, door de drukste winkelstraat van Den Haag. Een groot aantal fietsen, geleverd door Gazelle, kilometers kabel voor camera’s, dranghekken, een uitgebreid beveiligingsplan en goede communicatie met hulpdiensten en vervoersmaatschappij HTM kwamen er aan te pas.

Muzikaal begeleid door “Kleintje Pils” wist ATPI de Olympiërs succesvol, spectaculair en ruim op tijd naar Paleis Noordeinde te vervoeren. Voor beide huldigingen is ATPI verantwoordelijk voor de volledige organisatie van A tot Z. Van het inhoudelijke programma, de content, sprekers en entertainment tot catering, aankleding, vervoer en beveiliging.

Uitdaging

De officiële huldiging vindt enkele dagen na thuiskomst van de Olympiërs en Paralympiërs plaats. Dit betekent dat in de meeste gevallen pas laat bekend is welke medaillewinnaars zijn uitgenodigd voor het programma. Met name bij de teamsporten zorgt dit voor een grote uitdaging. Met de vaste regel dat elke medaillewinnaar drie genodigden mag meebrengen, loopt het verschil bij winst of verlies al snel op tot 100 man. Dit vraagt om een grote flexibiliteit van zowel ATPI als de leveranciers.

Daarnaast is beveiliging tijdens de huldiging een groot aandachtspunt, vanwege de aanwezigheid van met name publieke personen, waaronder de medaillewinnaars zelf, de Minister President, de Minister van Sport en eventuele overige politici. Veiligheid heeft dan ook een hoge prioriteit.

Omdat het een besloten evenement betreft, is een goede samenwerking met de RBO (Rijks Beveiligings Organisatie ) van groot belang. ATPI is dan ook verantwoordelijk voor het opstellen van een gedegen veiligheidsplan waarbij protocollen omtrent de beveiliging van publieke personen zijn ingepast en rekening gehouden wordt met alle noodscenario’s. ATPI zorgt er tevens voor dat de beveiligingsorganisatie voorzien is van alle gedetailleerde informatie omtrent aan- en aflevering van materialen evenals het correct aanleveren van gastenlijsten.

Resultaat

Zowel het NOC*NSF als het Ministerie van Volksgezondheid en Sport zijn uiterst tevreden over de uitvoering van zowel de Olympische als de Paralympische huldiging. ATPI weet een creatieve, spectaculaire invulling te geven aan het programma, zonder dat dit afbreuk doet aan de vaste onderdelen van het programma, wist ATPI de Olympiërs succesvol, spectaculair en ruim op tijd naar Paleis Noordeinde te vervoeren. Voor beide huldigingen is ATPI verantwoordelijk voor de volledige organisatie van A tot Z. Van het inhoudelijke programma, de content, sprekers en entertainment tot catering, aankleding, vervoer en beveiliging.

Wil je de case downloaden en/of uitprinten? Klik dan in het rechtermenu op de download link.