Een succesvol evenement organiseren: waar moet je aan denken?

Hoe organiseer je een succesvol evenement en hoe kan een gespecialiseerd bureau daarbij helpen? We vroegen het aan Peter Muller, die als channelmarketeer bij onder andere Canon veel ervaring opdeed met zakelijke bijeenkomsten en incentives.

Allereerst de inhoud van een evenement: die moet informatief zijn, maar ook actueel, uniek en vermakelijk. “Een knipoog naar de actualiteit zorgt voor herkenbaarheid”, legt Muller uit. “Het gaat erom dat je met partners is gesprek komt. De inhoud waar het evenement feitelijk om draait, is bijvoorbeeld de introductie van nieuwe producten die je samen met de aanwezige business partners wilt verkopen. Maar mensen komen niet alleen daarvoor. Je moet een interessant verhaal voor ze hebben, dat inhaakt op de actualiteit en in een ontspannen sfeer wordt verteld door een aansprekende ‘speaker’.”

Buitengewoon belangrijk is dat de uitvoer heel ‘smooth’ verloopt, zoals Muller het noemt. “De eigen organisatie van het evenement – bijvoorbeeld een IT-bedrijf dat de banden met partners wil aanhalen vanwege de introductie van een nieuwe productlijn – moet iedere seconde benutten om met partners te praten. Over de praktische organisatie van het evenement moeten deze mensen zich geen zorgen hoeven maken; een haperende geluidsinstallatie kan maar beter de zorg zijn van een extern en bovendien gespecialiseerd bureau, zoals ATPI Corporate Events.”

Bericht met leuke foto

Waar je niet meteen aan denkt, maar Muller en andere specialisten wel: de opvolging. “Stuur kort op het evenement, het liefst dezelfde dag nog, je deelnemers een bericht van dank met een leuke foto erbij. Belangrijk is ook dat de sales afdeling actief nabelt met klanten. En heb je je gasten beloofd om iets te sturen – de samenvatting van een presentatie of een stappenplan – doe dat zo snel mogelijk. Is de belofte gedaan dat uitleg wordt gegeven bij partners of klanten over de producten die zijn geïntroduceerd, dan moet ook daaraan snel opvolging worden gegeven. Ook hier kunnen gespecialiseerde bureaus helpen; die zijn er niet alleen voor de catering.”

Lees ook van Peter Muller de valkuilen van een evenement en de ingrediënten voor een succesvol incentivetraject