Een veilig reisbeleid dat werkt voor bedrijf en reizigers

Geschreven door op

Een van onze klanten, Melexis, vroeg om een geconsolideerd reisbeleid met als doel het verbeteren van de reiservaring van haar medewerkers, het realiseren van kostenbesparingen op de totale ‘travel spend’ en het implementeren van een centraal rapportagesysteem. ATPI Corporate Travel implementeerde bij Melexis een gebruiksvriendelijk reisbeleid. Een beleid gebaseerd op enerzijds de reisbehoeften van de medewerkers, die frequent naar kantoren in Europa en Azië reizen, en anderzijds met de mogelijkheid om te onderhandelen over voorkeurstarieven van leveranciers om zo efficiënt mogelijk gebruik te maken van het totale reisbudget.

ACHTERGROND

Melexis is één van ‘s werelds grootste fabrikanten van halfgeleidersensoren voor de automobielindustrie en is daarmee een toonaangevende speler op het gebied van geïntegreerde schakelingen voor motoren, autonetwerken en draadloze communicatie. Met kantoren over de hele wereld heeft Melexis behoefte aan een reisbeleid dat snel en eenvoudig richting geeft over hoe op slimme wijze gebruik gemaakt wordt van het reisbudget en zo kostenbesparingen gerealiseerd te hebben zonder verlies van kwaliteit van reizen. Uiteraard  in lijn met de wereldwijde strategie van het bedrijf. Het is voor Melexis belangrijk dat een reisbeleid besparingsmogelijkheden biedt voor reizen die op regelmatige basis tussen locaties van Melexis plaatsvinden, zonder daarbij de efficiëntie voor de reizigers uit het oog te verliezen.

DE UITDAGING

Ondanks haar grote wereldwijde netwerk bleef Melexis losse contracten met onafhankelijke, lokale leveranciers onderhouden, met name in Oekraïne en delen van Azië. Melexis merkte dat het serviceniveau en de constante kwaliteit per land verschilde. Dit maakte het bijzonder lastig om het reisbeleid te handhaven op wereldwijde schaal. Ieder kantoor van Melexis beheerde zijn eigen reizen zonder dat er een reisbeleid, reserveringssysteem of controlemechanisme van kracht was. De wensen van Melexis op een rij;

  • alle jaarlijkse reisuitgaven via één centraal contactpunt
  • alle reis gerelateerde gegevens via één centraal rapport inzichtelijk
  • efficiënte afhandeling van reisaanvragen via een uniform proces
  • vereenvoudiging van het proces van reisaanvragen

De lokale kantoren van Melexis in Europa en Azië waren zeer terughoudend in het beëindigen van de lokale contracten met hun vertrouwde leveranciers. Dus was het noodzaak goodwill te genereren bij de lokale managers van de verschillende kantoren en bij hun reizigers.

DE OPLOSSING

Om tot een succesvolle implementatie te komen is er op alle kantoren van Melexis overleg geweest met de teams van Human Resources, Facility Management, de lokale managers en de financiële afdelingen. ATPI Corporate Travel heeft de invoering van het nieuwe reisbeleid gefaseerd gerealiseerd en gedurende het hele proces nauw samengewerkt met de klant.

Eén van de knelpunten die we hebben aangepakt was de versnipperde management informatie op het gebied van prijzen en tarieven. We hebben dit kritisch bekeken en dit proces toegewezen aan één contactpunt – een toegewijde medewerker van ATPI Corporate Travel voor het managen en ontwikkelen van de reisbehoefte van de klant.

Voor alle zakenreizen is een gedegen reisbeleid gecreëerd, doorgesproken en geïmplementeerd. Ook is er één centraal systeem voor datarapportages gemaakt waar alle reisgegevens van voor en na de reis in gerapporteerd worden. Daarnaast lanceerden we een campagne om de verschuiving van lokaal naar een centrale service voor het zakelijk reismanagement bij de reizigers en lokale managers kenbaar te maken. Hierbij hebben we uitgelegd op welke manier Melexis profiteert van het nieuwe reisbeleid, dat bijvoorbeeld al heeft geleid tot onderhandelingen met luchtvaartmaatschappij Bulgaria Air als voorkeursleverancier en een preferente hotelpartner. Melexis communiceerde regelmatig met alle medewerkers over de voordelen en service van ATPI Corporate Travel, zoals bijvoorbeeld kostenbesparingen, boekingsgemak en centrale rapportage van management informatie.

HET RESULTAAT

ATPI Corporate Travel realiseerde een wereldwijd reisbeleid dat het beheer van de zakenreizen van Melexis op zowel operationeel als strategisch niveau heeft vereenvoudigd. Nieuw ingevoerde procedures hebben ervoor gezorgd dat het reisbeleid beter wordt nageleefd en dat kosten en reisrisico’s voor zowel reizigers als Melexis aanzienlijk zijn verminderd. Het succes van dit nieuwe reisbeleid was direct bewezen toen lokale kantoren van significante besparingen konden profiteren door gebruik te maken van tarieven van preferred partners als hotels en luchtvaartmaatschappijen.

Concluderend, resulteerde het nieuwe reisbeleid in één centraal rapportagesysteem met één aanspreekpunt, efficiëntie in reisaanvragen, kostenbesparingen op deals en talloze andere voordelen.

Wat zijn de next steps na de implementatie van het reisbeleid:

  • plannen om de calamiteiten- en noodprocedures van Melexis te herzien en deze implementeren in ATPI Traveller Tracking System
  • Melexis overweegt om over te stappen op ATPI TravelHub, ATPI’s totaaloplossing voor zakelijk reismanagement.

Machteld Van Rompaey, woordvoerder bij Melexis, vat de meerwaarde van ATPI Corporate Travel als volgt samen:

“ATPI heeft onze reizigers de beste zorg gegeven en ervoor gezorgd dat dit 24/7 werd opgevolgd, wat zeer gewaardeerd werd. Dit werd vooral duidelijk tijdens de aanslagen op Brussels Airport in 2016.”